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發票自動辨識與進貨憑證建檔
實作案例 / 流程自動化
2026朕宏國際內部|採購與財務

發票自動辨識與進貨憑證建檔

AI 辨識Make.comRagic ERP

發票丟進雲端資料夾或在 LINE 按一顆按鈕,AI 自動辨識、命名歸檔、比對進貨單建檔;國外進貨自動查匯率換算台幣,對不上的單子退回人工。

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THE REAL CHALLENGE

客戶問題
與真正挑戰

  1. 01

    發票分批到、一張發票多品項,人工要逐筆對進貨單,漏單錯單常到月底才發現。

  2. 02

    國外進貨要另外查海關匯率換算台幣,一張單 15 到 25 分鐘。

  3. 03

    掃描檔常是多頁 PDF 混在一起,第三方 PDF 服務又有資料外流疑慮。

  4. 04

    自動化不能亂猜:配不上的單子必須轉人工,不能自己編。

HOW WE INTEGRATE

AI 辨識 · Make.com · Ragic ERP

HOW WE INTEGRATE

朕宏如何整合

1

員工只做一件事:檔案丟收件夾,或在 LINE 專屬選單按「進貨憑證啟動」。

2

自建 PDF 拆分服務跑在自家 VPS,資料不出主機;拆完自動接棒辨識。

3

Gemini 辨識供應商、發票號碼、品項與金額,依「日期_供應商-終端客戶」規則自動命名歸檔。

4

比對 Ragic 進貨單:一單多列、單列數量拆分都由拆單器自動配對貼附。

5

國外單的發票與換匯掃描分別入庫,依 G 號自動配對,海關旬匯率換算台幣寫回單據。

6

對不上的進「待配對夾」並發 Discord 通知;每筆執行寫 Notion 日誌,假警報保險與自癒機制持續加固。

OUTCOME

完成成果

  • 近兩個月自動處理逾 150 張進貨發票,全自動完成率近九成(系統日誌實測)。
  • 發票分批到也不漏單,國內單從 6 到 10 分鐘縮到約 1 分鐘。
  • 以每月數百張單據試算,國內外進貨建檔每月約省 14 小時。
  • 40 多版藍圖版控備份,每次改動可回溯。
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